노션은 프로젝트 관리에 최적화된 도구입니다. 프로젝트를 시작할 때마다 “이번엔 더 체계적으로 해야지”라고 다짐하곤 하시죠?
하지만 막상 일정이 겹치고 문서가 흩어지면 언제 그랬냐는 듯 다시 엉망이 되기 쉽습니다. 이럴 때, 단 하나의 툴로 계획, 일정, 협업까지 모두 정리할 수 있다면 어떨까요?
이번 글에서는 왜 노션(Notion)으로 프로젝트를 관리해야 하는지를 살펴봅니다. 그리고 실제로 프로젝트를 시작할 때 어떤 구조를 만들어야 하는지에 대해 자세히 알아보겠습니다.
노션은 단순한 메모 앱이 아니라, 문서·일정·작업관리를 한 공간에서 처리할 수 있는 올인원(All-in-one) 협업 도구입니다. 개인 프로젝트부터 팀 업무까지, 정보의 흐름을 잃지 않고 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다.
왜 노션으로 프로젝트 관리를 해야 할까?
프로젝트 관리에 있어서 가장 중요한 것은 ‘정보의 흐름’과 ‘협업의 효율성’입니다. 각각의 업무를 따로따로 관리하고 자료를 여러 플랫폼에 흩어놓으면, 정보는 단절되고 프로젝트 전체 흐름을 파악하기가 어려워집니다.
이럴 때 노션은 하나의 공간에서 모든 것을 통합할 수 있는 ‘올인원 생산성 도구’로서 강력한 힘을 발휘합니다. 개인이든 팀이든, 프로젝트의 시작부터 끝까지 일관된 흐름으로 관리할 수 있기 때문에 시간과 에너지를 절약하면서도 체계적인 결과를 만들어낼 수 있습니다.
✅ 올인원 툴로서의 장점
노션은 문서 작성, 체크리스트, 캘린더, 보드, 데이터베이스 등 다양한 기능을 하나의 공간에서 사용할 수 있도록 설계되어 있습니다.
따로따로 관리할 필요 없이, 하나의 페이지 안에서 회의록을 작성하고, 해당 회의에서 나온 할 일을 바로 태스크로 연결하며, 그 일정을 캘린더에 반영할 수 있습니다.
문서와 일정, 업무가 자연스럽게 연결되니 복잡한 툴 전환 없이도 흐름이 이어지고, 업무 누락이 줄어들며 집중도가 높아집니다. 특히, 이미 수많은 템플릿이 존재해 처음 시작하는 사람도 쉽게 프로젝트를 구조화할 수 있다는 점이 큰 매력입니다.
✅ 협업과 개인 정리의 경계를 허무는 플랫폼
노션은 단순히 팀 협업 툴에 그치지 않습니다. 혼자 사용할 때에도 강력한 메모이자 할 일 관리 도구로서 활용도가 높습니다.
개인적인 루틴, 공부 계획, 여행 준비, 가계부 등 다양한 용도로 사용 가능하며, 필요할 경우 언제든지 협업 모드로 전환할 수 있습니다. 하나의 페이지를 여러 사람과 공유하고 실시간으로 의견을 나누며 수정할 수 있고, 댓글과 멘션 기능을 활용해 피드백도 즉시 주고받을 수 있습니다.
이처럼 개인 정리와 팀 프로젝트 관리가 같은 공간에서 이뤄지므로, 작업의 경계가 사라지고 유연한 워크플로우가 가능해집니다.
프로젝트 시작 전, 꼭 만들어야 할 기본 구조
노션으로 프로젝트 관리를 시작하기 전, 가장 먼저 해야 할 일은 ‘기본 구조’를 잡는 것입니다. 프로젝트의 성패는 단순한 할 일 나열이 아니라, 전체적인 흐름과 정보 구조를 어떻게 설정하느냐에 따라 결정되기 때문입니다. 처음부터 체계적으로 구조를 세워두면 이후의 유지관리도 훨씬 쉬워지고, 팀원과의 협업도 원활하게 이뤄집니다. 이 단계에서 중요한 건 템플릿을 쓸 것인지, 빈 페이지에서 시작할 것인지, 그리고 어떤 데이터베이스 구조를 선택할지입니다. 또한, 데이터의 흐름을 추적할 수 있도록 적절한 속성을 설정하는 것도 프로젝트 성공의 중요한 열쇠입니다.
✅ 템플릿 설정 or 빈 페이지부터 시작?
노션은 다양한 공식 템플릿을 제공하며, 사용자들이 만든 템플릿도 풍부하게 공개되어 있습니다. 템플릿을 사용하면 프로젝트 구조를 빠르게 설정할 수 있는 장점이 있습니다. 하지만, 템플릿은 어디까지나 참고용이며, 자신의 프로젝트 흐름에 맞춰 커스터마이징하는 것이 중요합니다. 반면, 빈 페이지부터 시작하면 완전히 나만의 방식으로 구성할 수 있다는 장점이 있지만, 초보자에게는 구조 잡기가 어렵게 느껴질 수 있습니다. 따라서 처음에는 템플릿을 참고하되, 꼭 필요한 블록만 남기고 정리하면서 자신만의 구조를 만들어가는 것이 좋습니다.
✅ 데이터베이스 설계 기본 구조: 테이블 or 보드
프로젝트를 관리할 때 가장 많이 쓰이는 뷰는 테이블과 보드입니다. **테이블 뷰(Table View)**는 엑셀처럼 행과 열로 정보를 나열해 구조적인 정리에 유리합니다. 특히 항목이 많고 속성 비교가 필요한 경우 적합하죠. **보드 뷰(Board View)**는 칸반 스타일로, 업무 흐름을 시각적으로 관리하는 데 탁월합니다. ‘To Do – Doing – Done’과 같은 상태 기반 구성이 잘 어울리며, 작업 단계를 한눈에 파악할 수 있어 협업 시에 매우 유용합니다. 프로젝트의 성격에 따라 처음부터 어떤 뷰를 중심으로 구성할지 결정하는 것이 중요합니다.
✅ 속성(Property) 설정 팁: 상태, 마감일, 담당자 등
노션의 데이터베이스는 단순한 목록이 아닙니다. 각 항목에 다양한 ’속성(Property)’을 설정해 정보를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 기본적으로는 상태(Status), 마감일(Due Date), 담당자(Assignee) 세 가지가 필수로 여겨집니다. 상태는 작업 진행 상황을 명확히 하며, 마감일은 일정 준수를 도와줍니다. 담당자를 설정하면 협업 시 책임 소재가 분명해져 커뮤니케이션 비용을 줄일 수 있습니다. 이 외에도 우선순위, 태그, 파일 첨부 등 프로젝트 특성에 맞게 속성을 추가해보세요. 중요한 것은 ‘모든 정보를 한눈에 파악할 수 있도록 구조화하는 것’입니다.
이번 포스팅에서는 노션으로 프로젝트 관리를 시작할 때 왜 기본 구조가 중요한지, 그리고 템플릿 활용, 데이터베이스 뷰 선택, 속성 설계까지 핵심적인 내용을 모두 정리해봤습니다. 단순한 ‘할 일 체크리스트’에서 벗어나, 진짜 일의 흐름을 따라가는 프로젝트 구조를 갖추는 데 도움이 되었길 바랍니다.
이 과정을 통해 기대할 수 있는 효과는 명확합니다. 업무 누락은 줄어들고, 진행 상황은 한눈에 보이며, 개인 업무와 팀 협업의 경계는 허물어집니다. 무엇보다 중요한 건, 내가 쓰기 편한 방식으로 꾸준히 사용할 수 있다는 것이겠죠.
다음 포스팅에서는 실제 예시를 바탕으로 개인 프로젝트를 어떻게 효율적으로 관리할 수 있는지, 그리고 팀 단위 협업 프로젝트에 노션을 어떻게 적용할 수 있는지에 대해 더 깊이 다뤄볼 예정입니다. 프로젝트 관리에 어려움을 느꼈다면, 노션이 생각보다 훨씬 강력한 해결책이 될 수 있다는 걸 경험해보세요.
